звонок по России бесплатный
Пн-Пт с 09:00-18:00
Тендерное сопровождение: эффективность и целесообразность
28 января 2020
Автор: Ольга Латышева,
Директор ITCOM Consult
С переходом на проведение практически всех конкурентных закупок в электронный вид, тендерное сопровождение стало актуально как никогда. Не все компании готовы брать в штат тендерного специалиста, и создавать тендерный отдел, в котором будут также юристы, экономисты и другие сотрудники. Особенно, если участие в закупках носит сезонный или нерегулярный характер. На помощь им приходят удаленные тендерные отделы.
Содержание:
- Что из себя представляет тендерное сопровождение?
- Виды услуг по тендерному сопровождению
- Плюсы работы с компанией по сопровождению тендеров
- Нужно ли вам тендерное сопровождение?
- Этапы тендерного сопровождения
- Кейс: Подготовка заявки ООО «Эталон Стандарт» на участие в тендере «Роснефти»
Что из себя представляет тендерное сопровождение?
Участие в закупках – это отличный способ расширения рынка сбыта, получения прибыли и улучшения репутации. Но многие боятся участвовать, так как не хотят разбираться в сложной тендерной документации и правилах участия. Оптимальное решение в таком случае – заказать тендерное сопровождение или обучить своего сотрудника.
В чем заключается сопровождение торгов? Тендерное сопровождение – это комплекс услуг, заключающихся в оказании помощи при участии в государственных и коммерческих закупках. Тендерным сопровождением занимаются специализированные компании. В них работают штатные тендерные специалисты. В ITCom Consult работает целая команда специалистов по тендерам, которая предлагает широкий спектр услуг в этой сфере.
Виды услуг по тендерному сопровождению
Выбор компаний, занимающихся тендерным сопровождением, достаточно велик. Как разобраться во всем этом многообразии консалтинговых компаний, и не «слить» бюджет? Чтобы определиться в выборе самой подходящей организации, вам необходимо понять, какие именно услуги вам нужны, и какие вообще существуют. Самые востребованные – это получение электронной подписи для торгов, аккредитация на ЭТП, помощь с подготовкой тендерной документации, подача заявки, получение банковской гарантии, поиск и анализ тендеров, обучение участию в торгах и, конечно, комплексное сопровождение. Если вам требуется полный спектр, то выбирать лучше компанию максимально отвечающую вашим потребностям. Чем больше список услуг по тендерам предоставляет организация, тем большими возможностями и компетенциями она обладает.
Также немаловажно, хотите вы заказать тендерное сопровождение под ключ или вас интересует только одна услуга, либо разовая помощь. При комплексном обслуживании компания просто передает все задачи по участию в закупках на аутсорсинг по договору.
Плюсы работы с компанией по сопровождению тендеров
- Экономия времени благодаря работе с профессионалами своего дела
- Экономия денежных средств и сил, так как нет необходимости в организации тендерного отдела внутри компании и обучении своих сотрудников участию в торгах, или расширении штата и создании дополнительных рабочих мест
- Уверенность в том, что электронная подпись и вся тендерная документация будут оформлены корректно и точно в срок
- Можно пользоваться услугами аутсорсинговой компании только тогда, когда вам это необходимо, поэтому не придется платить ежемесячно оклад специалисту, нанятому в вашу компанию
- Опытные специалисты по тендерам быстро и эффективно проанализируют торги на коррупционную составляющую, грамотно составят и подадут жалобу в ФАС
- Постоянный мониторинг новых закупок и оперативное уведомление о свежих тендерах
- Гарантия отсутствия ошибок на всех этапах участия в закупке в силу опытности специалистов по тендерному сопровождению
Нужно ли вам тендерное сопровождение?
Оказание услуг по тендерному сопровождению требует финансовых вложений. И, если вы обращаетесь к профессионалам высокого уровня, их работа не может стоить дешево. Качественное оказание помощи, как правило, окупается в разы. Но так ли необходимо вам заказывать тендерное сопровождение?
На то, что вашей компании стоит воспользоваться услугами тендерных специалистов указывают следующие признаки:
- У вашей организации нет опыта участия в закупках, или есть, но небольшой или неудачный
- В компании нет специалиста по тендерам, а также штата профессиональных юристов
- Вы неплохо разбираетесь в тендерах, но у вас возникают затруднения на отдельных этапах торгов: получение банковской гарантии, анализ тендерной документации и т.п.
- У вас нет времени и возможности заниматься тендерами самостоятельно или нанимать тендерного специалиста в штат
- В вашей компании есть тендерный отдел, но вы планируете сократить расходы на него и передать часть обязанностей на аутсорсинг
Этапы тендерного сопровождения
Итак, вы твердо решили увеличить прибыль компании путем участия в закупках, но не готовы заниматься этим самостоятельно или создавать тендерный отдел в компании. Оптимальное решение в данном случае – обратиться в компанию по тендерному сопровождению.
Так как компания ITCom Consult уже не первый год занимается тендерным сопровождением, мы опишем, из каких этапов оно состоит:
1. Выпуск квалифицированной электронной подписи
Электронная подпись необходима для регистрации в ЕИС и на электронных торговых площадках. Существует различные виды ЭП – для участия в коммерческих торгах, для госзакупок и универсальные, которые подходят для всех видов тендеров. Мы являемся частью холдинга, в который входит удостоверяющий центр ITCom, поэтому выпускаем ЭЦП в кратчайшие сроки. Для получения электронной подписи в ITCom нужно всего два документа и пол часа времени. Есть возможность оформить удаленно и получить ЭЦП в одной из 350 точек выдачи.
2. Аналитика отрасли и поиск торгов
Для поиска самых подходящих для вас тендеров, осуществляется полный мониторинг федеральных и коммерческих площадок, проводится анализ конкурентов. Исходя из сферы деятельности вашей компании, выполняется поиск по ключевым словам, на основе которого мы регулярно делаем рассылку с подходящими тендерами. Пренебрежение предварительным анализом, неверная оценка отрасли и возможности участия компании в той или иной закупке, может привести к безрезультатному участию в торгах, убыткам и даже нанесению вреда репутации компании.
3. Аккредитация на электронных торговых площадках
Сейчас все торги проходят в электронном виде. Вся информация о них размещается в ЕИС, а вот проводятся они на электронных торговых площадках. Понадобится аккредитоваться на одной или нескольких площадках.
ITCom Consult имеет возможности для осуществления срочной аккредитации за 1 день.
Проходя для вас аккредитацию на нужной площадке, мы совершаем следующие шаги:
- Консультируем вас по вопросам аккредитации
- Помогаем в настройке рабочего места
- При необходимости взаимодействуем с оператором торговой площадки
- Заполняем заявление и другие формы по регламенту
- Готовим документы в соответствии с требованиями площадки
4. Выбор подходящего тендера
На ЭТП желательно выбрать несколько тендеров, рассмотреть и сравнить их по таким критериям, как репутации заказчиков, технические задания, предмет торгов, требования к участникам, документам, обеспечению. Выбирая оптимальный вариант, мы обеспечиваем высокие шансы на победу. Существует 8 федеральных электронных площадок и множество коммерческих. Каждая ЭТП имеет свой интерфейс и требуется время, чтобы разобраться, как работать на той или иной площадке.
5. Подача заявки
Правильно составленная заявка – важная составляющая успешного участия в торгах. Документы, прилагаемые к заявке необходимо собрать заблаговременно.
6. Помощь в получении банковской гарантии
Банковская гарантия является поручительством банка за выполнение финансовых обязательств клиента. Если исполнитель нарушает обязательства перед заказчиком, банк-гарант несет ответственность, оговоренную в банковской гарантии. Важно сотрудничать только с проверенными банками, отвечающими требованиям Минфина. 90% наших клиентов получают одобрение на оформление банковской гарантии.
7. Участие в торгах
Сопровождение от лица компании непосредственного участия в торговых процедурах – аукционах, конкурсах. Специалисты ITCom Consult все закупочные процедуры проводят регламентировано, и организуют прозрачный перед законом процесс, поэтому вы можете передать на сопровождение ведение тендеров и спокойно заниматься своими делами.
8. Заключение контракта
В рамках законодательства, исполнитель обязан подписать контракт и предоставить заказчику обеспечение контракта. На этом заключительном этапе нужно обратить внимание на обязанности заказчика по оплате выполненных работ. Если есть какие-то расхождения в интересах сотрудничества, тендерные специалисты составят протокол разногласий и направят его на электронную торговую площадку. И, конечно, осуществят контроль за его подписанием на ЭТП.
Кейс: Подготовка заявки ООО «Эталон Стандарт» на участие в тендере «Роснефти»
Итак, предположим, что все предварительные этапы по участию в закупке выполнены и теперь необходимо приступить к формированию и подаче заявки. Разберем, как это сделать качественно на примере составления заявки нашим тендерным специалистом для поставщика грозненского ООО «Эталон Стандарт». Организация участвовала в тендере «Роснефти».
Сама заявка делится на 3 части: квалификационную, коммерческую и техническую. Каждая часть должна заполняться и подаваться отдельно, так как эти части попадают в разные департаменты Роснефти. Первая часть заявки – квалификационная.
Квалификационная часть
В квалификационной части нужно подтверждать свою квалификацию как опытного участника закупок. Учитывается объем материально-технических ресурсов, количество квалифицированного персонала, опыт исполнения контрактов/договоров по аналогичной тематике предмета закупки, бухгалтерская информация и т.д.
Здесь необходимо заполнить следующие формы:
1. Форма 1а. Сведения об участнике.
Эта форма необходима Заказчику для проверки поставщика и заполнения реквизитов в договоре/контракте. Его ИНН, ОГРН, адрес, телефон, почта и т.д. Тут ничего сложного нет, так как вся эта информация всегда содержится в реквизитах организации.
2. Форма 2. Информация о собственниках.
В этой форме находится информация обо всех собственниках организации, бенефициаров (в том числе и конечных), акционеров, аффилированных лиц и указывается их доля в организации. Данная информация так же необходима заказчику для проверки поставщика.
3. Форма 3. Сведения об опыте.
Подтверждение выполнения аналогичного вида работ является неотъемлемой частью крупной коммерческой закупки, так как опыт выполнения аналогичных работ играет существенную роль в выборе поставщика. Тут необходимо указывать полную сумму контракта, объем исполнения договора, сведения о претензиях и штрафах. К этой форме необходимо прилагать дополнительный список документов, а именно: копии договоров и актов выполненных работ/оказания услуг, отзывы от заказчиков и их контактные данные.
4. Форма 4. Сведения о материально-технических ресурсах.
В этой форме участник указывает наличие у него тех ресурсов, которые необходимы именно для выполнения работ по конкретному предмету данной закупки. Сюда входит информация об оснащенности участником Материально-техническими ресурсами (МТР), производитель, технические характеристики, процент амортизации и принадлежность (собственность или аренда). Наличие информации в данной форме так же является ключевым фактором в выборе победителя. К форме необходимо подкреплять подтверждение наличия этих ресурсов у участника. Такими документами являются: договор купли-продажи, договор аренды, паспорт того или иного МТР, наличие документов, подтверждающие его работоспособность, протокол поверки и т.д.
5. Форма 5. Сведения о кадровых ресурсах.
В данной форме участник заполняет информацию по тем сотрудникам, которые непосредственно будут привлекаться к выполнению работ по договору. Форма делится на подразделы «Руководство», «Бухгалтерию» и «Специалистов». На каждого указанного специалиста необходимо подтверждение его квалификации, а именно: удостоверение, диплом об окончании ВО, сертификаты о прохождении курсов, дипломы повышения квалификации и т.д.
6. Форма 7 Согласие на обработку персональных данных.
Так как в коммерческих закупках имеет место глобальный документооборот, и заказчики нередко являются дочерними организациями, участнику необходимо давать согласие на обработку его персональных данных каждому из привлеченных в закупку организаций.
7. Форма 15. Опись документов.
Сюда входит перечень документов, входящих в состав заявки: например, уставные, учредительные, бухгалтерская отчетность, выписка из ЕГРЮЛ и т.д.
Коммерческая часть
Она самая важная, так как информация, содержащаяся в этих формах, подтверждает, что участник готов выполнить все условия, которые выдвигает заказчик в своих требованиях. Минимальное расхождение от установленных норм влечет отклонение в участии данной закупки.
Тут из форм:
1. Форма 9. Письмо о подаче заявки.
Самая главная форма, где участник выражает свое согласие на выполнение работ, обозначает сроки выполнения договора и оплаты, а также форму. Необходимо отметить, что все условия не должны противоречить требованиям, установленным в документации. Данная форма содержит информацию о подтверждении участником его соответствия требованиям, по которым проходит оценка участника заказчиком.
2. Форма 10. Коммерческое предложение.
В этой форме указывается как стоимость отдельных этапов проведения работ, так и общая сумма. Бывает так, что этапов может быть 190 или больше, и тогда необходимо указывать стоимость каждого этапа.
3. Форма 11а. Сведения о привлечении субподрядчиков.
Если к выполнению работ участник намерен привлекать субподряд, то он указывает информацию о договорах/контрактах, ранее заключенных с этим субподрядчиком, указывает сумму сделки, место и условия выполнения работ и расписывает полный план об объеме работ, возложенных на субподрядчика. В данном случае, исполнитель не планировал привлекать субподрядчиков, поэтому эта форма не была заполнена.
4. Форма 12. Договор на банковскую гарантию (далее – БГ), 12а. Договор на авансирование по БГ, 14. независимая гарантия.
Эти формы заполняются при выборе участниками обеспечения исполнения Договора в виде предоставления безотзывной, вместо внесение денежных средств на гарантийные обязательства и обязательства по исполнению договора/контракта. БГ выдается банком. В данном тендере отсутствовало требование обеспечения Договора, поэтому формы не заполнялись.
5. Форма 17. Подтверждение оказания услуг российскими лицами.
В этой форме участник (по требованию заказчика) подтверждает, что к выполнению работ будут привлекаться только граждане РФ.
6. Форма 15. Опись документов
Опись документов в коммерческой части часто содержит ценовое предложение участника или расчет цены и т.д.
Техническая часть
Техническая часть содержит информацию о выполнении работ участником, её этапах, описание проведения и сведениях о начале и окончании выполнения работ. Тут не очень объемные формы, т.к. выполнение работ не требует определенных нюансов.
1. Форма 8. Техническое предложение.
В этой форме дается согласие с условиями технического задания (далее – ТЗ) и предлагаемым проектом договора. В более объемном варианте, количество листов ТП может превышать 90 страниц, всё зависит от ТЗ.
2. Форма 8а. График оказания услуг.
Участником дается информация о поэтапных сроках выполнения работ в графиках. В зависимости от количества этапов форма усложняется.
3. Форма 15. Опись.
В состав технической части должна входить опись документов, например, таких как, техническое предложение участника на выполнение работ, график, ведомость материалов и оборудования, ведомость объемов работ, услуг, согласие с условиями договора.
ITCOM consult уже более 5 лет оказывает полный цикл услуг по тендерному сопровождению, от выдачи электронной подписи и поиска тендеров, до заключения контракта. За годы успешной работы наши специалисты не только расширили свою компетенцию до максимума, но ещё получили бесценный опыт и продолжают развиваться в сфере закупок и тендерного законодательства.